УСПЕХ

РЕКРУТИНГОВОЕ АГЕНТСТВО

«КАДРОВЫЙ АУДИТ И ЧТО ЭТО ВООБЩЕ Т АКОЕ»

 
I. ПОНЯТИЕ КАДРОВОГО АУДИТА.
Кадровый аудит организации – это проверка документации компании, относящейся к кадровому учету, для выявления отсутствия или некорректного ведения определенных форм документов.
II. ВИДЫ КАДРОВОГО АУДИТА.
Проверка кадровой документации может быть проведена в полном объёме или же выборочно.
Полный кадровый аудит – есть проверка всех кадровых документов. Обычно результатом такой проверки является отчёт, включающий все выявленные нарушения, а также рекомендации по их устранению.
Выборочный кадровый аудит – является проверкой документации зон высокого риска, то есть тех документов, в которых наиболее часто встречаются нарушения. С помощью этого вида проверки можно получить общую картину состояния кадрового учета.
Обычно к документам, в которых наиболее часто встречаются несоответствия в их ведении относят: заключение договоров о материальной ответственности, оформление документов по охране труда, порядок расчетов с работниками, оформление трудовых отношений с иностранными гражданами и т. д.
Кроме того, кадровый аудит может быть внутренним (проводится собственными силами организации) и внешним (проводится с помощью сторонней организации).
Внутренняя проверка возможна в небольших организациях, где объем кадровых документов невелик. При этом отчет по результатам такой проверки может не составляться, а решение несоответствий производится в штатном режиме. Проводиться он может сотрудником, который хорошо ориентируется в трудовом законодательстве РФ и имеет опыт работы с оформлением документов кадрового учета.
Внешний кадровый аудит предполагает под собой проверку, проводимую сторонними организациями, в специализацию которых она входит. При этом исполнители данного аудита никаких лицензий иметь не обязаны. По результатам внешнего аудита его исполнителями составляется отчет с выявленными нарушениями и рекомендации по их устранению.
III. КОГДА РЕКОМЕНДУЕТСЯ ПРОВОДИТЬ КАДРОВЫЙ АУДИТ?
На сегодняшний день необходимость, порядок и определенные сроки проведения кадрового аудита законодательством Российской Федерации не закреплены. Ввиду этого проверки кадрового учета могут проводиться в любое время, когда есть необходимость в оценке соответствия кадровой документации существующим нормам.
Например, кадровый аудит будет актуален:
a) при изменении законодательства, регламентирующего порядок ведения кадровой документации;
b) плановая проверка государственной инспекцией труда;
c) при смене руководителя организации;
d) при смене кадрового работника, отвечающего за ведение кадрового делопроизводства;
e) если участились случаи жалоб работников, при увольнении, предоставлении отпуска и т. д.;
f) при массовом увольнении работников;
g) и др.

IV. ЭТАПЫ ПРОВЕДЕНИЯ КАДРОВОГО АУДИТА.
Как правило, кадровый аудит проводится на базе организации заказчика и включает следующие этапы:
1. Организационный этап.
На данном этапе уточняются цели аудита, сроки его проведения и составляется документ, утверждающий проведение проверки кадровой документации.
2. Этап согласования перечня проверяемых документов.
В настоящее время в различных правовых актах имеются упоминания о необходимости ведения тех или иных журналов, приказов и др. Именно поэтому список документов, подлежащих проверке, зависит от того, к какой отрасли относится организация заказчика и соответствующих этой отрасли правовых актов.
Так, к одним из обязательных документов могут относиться:
a) штатное расписание (Т-3) с приказом об утверждении;
b) трудовые договора и договора о материальной ответственности;
c) приказы (распоряжения) о приеме на работу, переводе на другую работу, предоставлении отпуска, прекращении трудового договора и прочие кадровые приказы;
d) личные карточки (форма N Т-2);
e) график отпусков;
f) уведомления работников о времени начала отпуска;
g) графики сменности (в случае работы по сменам);
h) табеля учета использования рабочего времени;
i) правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР);
j) положение по защите персональных данных работника и расписки на обработку персональных данных;
k) трудовые книжки;
l) должностные инструкции;
И это далеко не все обязательные кадровые документы. Помимо этого, в некоторых организациях возможно ведение журналов учета личных дел, отпусков, направления в командировки, учета листов нетрудоспособности, выдачи справок, проверок состояния воинского учета, прохождения работниками обязательного медицинского освидетельствования и др.
3. Этап проверки и анализа документации.
4. Этап оформления отчета по результатам проверки и формирование рекомендаций для устранения несоответствий.
Определенной формы составления отчета законодательством РФ не регламентируется. В связи с этим, отчет о проведенном аудите составляется в свободной форме, разработанной непосредственно организацией, проводящей кадровый аудит.
При этом, в данном отчете должны быть отражены данные о текущем состоянии кадрового делопроизводства, о выявленных недостатках, о рекомендуемых мерах для их устранения, а также должно быть установлено, достигнуты цели аудита или нет.

V. ПОЛЬЗА КАДРОВОГО АУДИТА.
Аудит кадрового делопроизводства даст объективные данные о состоянии соответствующей документации, на основании которых будет видна эффективность работы внутренней кадровой службы, поддержит репутацию руководителя компании как ответственного работодателя.
Кроме того, такого рода проверки станут отличным способом избежать штрафов за нарушение трудового законодательства при плановой проверке трудовой инспекцией.